人事档案查阅制度

人事档案查阅制度范本（通用13篇）

在快速变化和不断变革的今天，各种制度频频出现，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编收集整理的人事档案查阅制度范本，仅供参考，大家一起来看看吧。

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2.加强组织纪律，坚守工作岗位。

3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。

7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14.发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制 ……此处隐藏9553个字……纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。

（七）严禁用普通电话索取或提供有关档案内容。严禁任何人携带档案进入公共场所。

（八）严禁任何个人私存他人的档案材料，对私自保存、拒不交出档案的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。

五、干部人事档案查（借）阅制度

（一）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。凡要查阅市委组织部保管的干部人事档案，需有县级或相当县级以上单位出具的、具有查档单位领导签名的《查阅干部档案审批表》，并注明查阅理由和要求，指定专人查阅（限于中共党员干部）。

（二）调查证明介绍信或单位行政介绍信不得查档。对不符合查阅档案范围或规定的，管档部门有权不予提供，对因出国（境）、入学、入党需了解其亲属情况的，按有关规定提供。

（三）各级组织、人事部门的阅档室，应有专人负责监督查阅。查阅档案时不准把档案材料拿出阅档室，不准向无关人员谈论档案内容。

（四）档案一般不外借，因特殊需要，要说明理由，经主管部门领导同意后，办理借阅手续，并规定归还日期，方可借出。对所借阅的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，用完后应立即归还。对于逾期不还的档案，管档部门应该及时催要。

（五）任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案。

（六）查档时必须严格遵守保密制度和规定，严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏档案材料。

（七）借阅的档案未经管档人员同意，不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容，作为证明材料的，要仔细校对，经管档部门签署意见，加盖专用印章后方可使用。

（八）要注意保护档案的整洁，严禁在查阅档案时吸烟、喝水等，以免损坏、污染档案材料。

（九）按照《干部档案工作条例》规定，查阅档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因工作需要，需了解下属干部情况时，管档部门可酌情介绍或提供所要了解的情况。

六、干部人事档案转递制度

（一）各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案（下称档案）。

（二）转递档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

（三）转出档案数量较多的单位，应派两名中共党员递送。

（四）转递档案必须统一使用《干部档案转递通知单》，按所列项目详细登记，严密包封。

（五）索取档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的《索取干部人事档案审批表》，方可办理索取手续。

（六）转出的档案必须完整齐全，并按规定经认真整理、装订成卷，不得扣留材料或分批转出。

（七）接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执退回。逾期一个月未退回执的，转出单位填写《索要干部档案通知单回执的函》进行催要，以防丢失。

（八）档案要随着干部调动及时转递。组织、人事部门要将干部职务变动、任免通知等材料及时随人移交，转至新的主管单位保管。如新单位未接收到档案，应及时向对方单位催要，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

七、干部人事档案检查核对统计制度

（一）坚持对所保管的干部人事档案（下称档案）进行定期的检查、核对。检查档案保护方面有何隐患，措施是否健全；检查核对借出档案是否逾期归还；检查核对档案索引与所保管的档案有无出入。

（二）坚持对转出转进的档案进行检查核对。检查材料是否齐全，历次职务变动是否及时登记在《职务变动登记表》上，整理装订的档案是否符合有关规定要求。发现问题及时与有关单位联系进行纠正，提出改进意见，确保档案质量。

（三）坚持档案工作台帐登记制度，按照索引、档案、卡片、名册“四统一”要求，做好日常工作，每年年底检查核对一次，发现问题及时解决。

（四）正确使用《干部档案进出一览簿》，做好日常档案分类统计工作。

八、干部人事档案计算机管理制度

（一）干部人事档案管理单位要配备专用的计算机，使用干部人事档案管理信息系统软件。

（二）计算机应设置用户密码，除档案管理人员外，其他人严禁使用。

（三）建立干部人事档案信息数据库，干部人事档案目录、卡片和职务变动等基础工作实现计算机管理。

（四）干部人事档案管理信息系统信息采集，应以干部人事档案为依据，档案信息数据完整、真实、准确。坚持每日备份数据，做到数据库的维护工作及时。

（五）市、区委组织部实现干部人事档案信息磁盘与档案一同转递。

（六）建立以预防为主的病毒检查制度。凡外来的存贮介质在上机使用前必须先进行病毒测试。

（七）利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据。

（八）干部人事档案管理人员要努力学习和掌握计算机基本知识，熟练操作计算机。

1.新调入人员的档案材料由人事部门接收，检查档案袋密封是否完好，档案材料是否齐全完整;未入党的，未转正的材料由人事档案管理部门及时转交组织部。

2.各部门送交归档的材料，由人事部门盖章认可后移交档案管理部门。

3.每年年底定期对形成的零散材料，分类整理装订，进行核对。

4.调出职工的档案，认真检查核对材料是否齐全，零散材料是否整理装订，目录是否清晰以后再转递。

5.主管领导应定期抽查档案材料，检查档案状况，发现问题及时采取措施予以解决。

一、查(借)阅干部档案的范围

凡因干部任免、 政治审查、组织处理、出国、入团入党、工资、福利待遇、治丧以及与他人案件有密切关系等需要，均可按规定查阅个人档案。但个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

二、查(借)阅人事档案手续

1.查阅干部档案的部门，应派两名(或两名以上)中共党员到人事档案室，填写查阅干部档案审批表，由单位人事处或学院办公室负责人签字同意后(也可加盖部门公章)方可查阅。

2.外调人员查阅档案，必须是组织上委派中共正式党员，持单位介绍信并携带本人身份证(或工作证)，经学院办公室或人事处负责人审核同意方可查阅。

3.档案材料原则上不外借，若有特殊情况必须借用时，应在审批表上说明理由，经学院办公室和人事处负责人签字同意后方可借出，但必须保证干部档案绝对安全，时间最长不超过两周。

三、查(借)阅干部档案注意事项

1.查(借)阅干部档案，不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损等。

2.未经批准，不得复制干部档案材料;摘抄、复制的材料应负责保管好，不得给无关人员看，用毕即自行销毁。

3.借用的干部档案材料，必须绝对保证安全。要严格保密，妥善保存，不准外借，不准交无关人员和干部本人翻阅，用毕及时归还。若不能按期归还者，提前办理续借手续。